Fattura elettronica: controllo e verifica

L’introduzione della fattura elettronica, avvenuto nel 2019, è stato fortemente voluto dal Governo con una motivazione principale ben precisa: intensificare la lotta all’evasione fiscale, disincentivare i tentativi di frode fiscale e cercare di individuare i trasgressori per applicare le giuste sanzioni e ottenere un gettito d’entrate in grado di risanare, almeno in parte, il buco economico e il debito italiano. La misura funziona in maniera abbastanza efficiente e, comunque, ha limitato chi prima poteva molto più agevolmente non emettere fattura o far sparire qualche cartaceo. Come funziona però il controllo? E, soprattutto, essendo in buonafede, a cosa bisogna prestare attenzione per evitare di essere tacciati per disonesti?

Controllo Fiscale

La fattura elettronica è uguale a quella cartacea

La fattura elettronica, che al suo esordio in società ha spaventato e messo in crisi milioni di imprenditori, autonomi e titolari d’impresa, di fatto non è altro che la versione digitalizzata della fattura cartacea. Ha infatti la stessa funzione:

• accompagna la merce, sia consegnata a mano che spedita;
• funge da scontrino fiscale per i detentori di Partita Iva;
• dichiara uno scambio commerciale di prodotti o servizi e il suo prezzo quindi, automaticamente, dichiara quanto ha incassato il venditore per quella transazione.

E contiene gli stessi dati:

• intestazione di venditore e cliente;
• luogo e data di emissione;
• numero progressivo;
• elenco dei prodotti e servizi ceduti o prestati;
• prezzo unitario di ciascun prodotto o servizio venduto;
• esplicazione delle spese accessorie con prezzo unitario;
• IVA in percentuale e in cifra assoluta;
• totale da pagare;
• metodo di pagamento;
• eventuali diciture standard per attestare esportazione, applicazione di bollo, et simila.

Come avviene la digitalizzazione da cartaceo a fattura elettronica

Per ottenere una fattura elettronica ci sono diversi metodi.

1. La si può creare su un foglio di Word o Excel o altri programmi facilmente reperibili e utilizzabili da tutti, anche Power Point.
2. Si possono utilizzare i modelli forniti da software o app per la fatturazione.

Una volta ottenuto il proprio modello basterà compilarlo, di volta in volta, e salvarlo in pdf. A questo punto il documento va allegato a una e-mail PEC e inviato al SdI. A sua volta, il SdI trasferirà la comunicazione direttamente all’Agenzia delle Entrate, che archivierà la fattura elettronica nell’area personale del lavoratore.

Come controllare la propria situazione per quanto riguarda le fatture elettroniche?

Per effettuare controlli e verifiche, il lavoratore dovrà semplicemente entrare, con le proprie credenziali, nella sua area personale del sito dell’Agenzia delle Entrate e avrà accesso al proprio archivio, dove troverà tutti i documenti che ha inviato, oltre che a eventuali messaggi e comunicazioni a riguardo. Ovviamente questo lavoro può essere delegato al proprio collaboratore amministrativo di fiducia, al Commercialista o effettuato presso gli Enti che forniscono assistenza fiscale.

Cosa bisogna controllare?

Controllo

Per evitare di incorrere in sanzioni o richiami ingiusti, è importante che:

• siano trasmesse tutte le fatture emesse e tutte quelle ricevute;
• le fatture non presentino vizi di forma;
• i documenti siano inviati per tempo, quindi entro le scadenze fiscali fissate per categorie specifiche.

Qualche esempio?

• I numeri progressivi devono essere tutti presenti.
• Le date di emissione devono essere progressive quindi si è in sanzione se la fattura “3” presenta una data posteriore alla “2”.
• Le intestazioni anagrafiche devono contenere tutti i dati.

Quando si è più esposti a un controllo fiscale?

Anche emettendo fattura elettronica si è esposti a verifiche da parte del Fisco, anzi, la fatturazione elettronica è stata introdotta proprio per renderle più agevoli e veloci, quindi più numerose. Si potrebbe essere chiamati a rispondere di scorrettezze o a dare delucidazioni se:

• il totale del fatturato riscontrato dal computo delle fatture elettroniche non corrisponde alla Dichiarazione dei Redditi;
• non risultano fatture emesse se queste, invece, risultano trasmesse da chi le ha ricevute. E viceversa;
• la progressività dei numeri non è rispettata;
• il metodo di pagamento dichiarato in fattura non trova riscontro sul conto corrente;
• vizi di forma generici.

Come viene effettuato un controllo fiscale su fattura elettronica?

1. A campione. Ossia, come si è sempre fatto, il Fisco decide di analizzare il fatturato di un campione di lavoratori, alla ricerca di anomalie da, eventualmente, accertare.
2. Per causa specifica. Ad esempio se una Dichiarazione dei Redditi non convince, magari associata ai movimenti bancari e allo stile di vita.
3. Controllo incrociato. Questo avviene quando una fattura trasmessa da un cliente in quanto fattura ricevuta non compare, invece, nella trasmissione delle emesse da parte del venditore.

In tutti questi casi il Fisco è autorizzato a chiedere spiegazioni e a effettuare un controllo fiscale che, anche nel caso di fattura elettronica, si svolge seguendo le linee guida e tenendo conto dei canoni di giudizio utilizzati da sempre anche sul fatturato cartaceo. Quindi si sarà tenuti a mostrare la documentazione e a dare spiegazione di eventuali anomalie riscontrate.

E’ bene eseguire dei controlli periodici sulla propria situazione fiscale?

Certamente, chiunque fatturi e quindi sia un libero professionista o un titolare d’impresa, farebbe bene a eseguire delle verifiche e dei controlli periodici, per assicurarsi di essere in perfetta regola. Questa è un metodo molto efficace per evitare multe, spesso così salate da compromettere l’intera attività, ma anche semplici fastidi come il controllo fiscale. Infatti, se tutto appare regolare e ordinato, difficilmente il Fisco deciderà di presentarsi in veste ufficiale per fare verifiche e questo significa risparmiare tempo, stress e vivere più sereni. Perché purtroppo può capitare che:

• si effettuino sbagli, errori, dimenticanze;
• il proprio staff o i propri collaboratori non svolgano il lavoro di trasmissione sempre puntualmente e correttamente;
• ci sia qualche guasto tecnico e le e-mail non vengano inviate o ricevute in maniera corretta.

Come risolvere?

Problem Solving

Ogni tanto, soprattutto prima di una scadenza fiscale, sarebbe bene entrare nell’area personale e verificare le ultime fatturePA inviate. Controllare che siano tutte presenti, che siano tutte correttamente archiviate e registrate, che la progressione dei numeri sia corretta e che i dati presenti siano completi. In caso ci si accorgesse che qualche documento manca, nonostante si sia convinti di averlo inviato, è possibile comunicare il disguido via PEC all’Agenzia delle Entrate, o rivolgersi ai vari numeri di assistenza, così da segnalare la situazione e farsi spiegare come poterla risolvere. In genere, basta inviare nuovamente la e-mail con l’allegato per vederla, poco dopo, correttamente archiviata nella propria area personale.