Fattura smart: organizzarsi con intelligenza

“Smart”. Un aggettivo che è entrato di prepotenza nel nostro linguaggio, soprattutto nel corso degli ultimi anni. Significa “intelligente”. E mai come adesso si ha tutti bisogno di intelligenza, in qualsiasi campo. Nella partenza, nella ripartenza, nell’organizzazione e nella gestione dei budget disponibili. Ma quando si parla di fattura smart che cosa si intende? Decisamente la necessità di gestire nel modo migliore la parte burocratico-fiscale della propria attività autonoma. Siamo in piena fase di Dichiarazione dei Redditi 2020, un anno particolarissimo ed estremamente complicato. E, come se non bastasse, resta vigente l’obbligo di fattura elettronica per la quasi totalità dei possessori di Partita Iva. Mai come adesso è necessario agire in un modo che eviti errori, spreco di tempo e spese a livello economico.

Cos’è una fattura?

La maggior parte di noi lo sa. Perché, nel corso della vita, sarà capitato un po’ a tutti di emettere o ricevere una fattura. Tuttavia, pensiamo anche ai giovanissimi che, in questo momento, stanno cercando di coronare il sogno di entrare nel mondo del business e del lavoro. O di aprire un’attività. O, semplicemente, di intestarsi una Partita Iva e tentare la carriera di autonomi.

La fattura è…

Il documento fiscale che accompagna il pagamento o la ricezione di un servizio o un prodotto. Deve essere emessa da chiunque fornisca servizi o merci e consegnata al cliente.

Fattura

E’ il documento fiscale, che nel caso degli esercizi commerciali è sostituibile dallo scontrino, che emette l’esercente di servizi o il venditore di prodotti. Viene consegnata al cliente. Che deve conservarla per diverse motivazioni.

• Poter dimostrare di aver regolarmente pagato gli acquisti.
• Beneficiare di eventuali servizi di cambio/reso/rimborso laddove non soddisfatto, entro una certa tempistica.
• Come certificato di garanzia di quanto acquistato.
• Chi può, ad esempio aziende o possessori di Partita Iva, compatibilmente con il proprio piano fiscale, per scaricare quanto acquistato, percentualmente, sotto la voce “spese professionali”. Questo è possibile in fase di Dichiarazione dei Redditi.

Chi emette fattura o corrispettivo è obbligato, invece, a conservarla (prima in maniera cartacea, dal 2019 invece deve trasmetterla per via telematica) per poter, a fine anno fiscale, calcolare il proprio imponibile reddituale da tassare.

Com’è fatta una fattura smart?

Una fattura smart, o intelligente, è ovviamente un documento ben organizzato e, soprattutto, che rispetti tutti i requisiti di validità.

Ecco quali sono:

• dati fiscali dell’esercente;
• tutti i dati del cliente, inclusa Partita Iva se ne è in possesso, affinché possa utilizzarla per creare il monte-spese;
• data di emissione;
• numero progressivo;
• elenco dei servizi/prodotti comprensivo di numero di unità fornite;
• prezzo unitario di ciascun servizio/prodotto;
• spese accessorie, specificate e notificate, con prezzo trasparente;
• totale a pagare;
• metodo di pagamento.

Volendo, si può prestare attenzione anche al design. Una fattura smart, ben fatta, chiara, legale e accattivante, potrebbe contenere:

• logo dell’azienda o del professionista;
• diciture colorate;
• un font o dei caratteri particolari;
• grassetti o corsivi.

Come funziona la fatturazione elettronica

Fattura Smart

Da gennaio 2019 la fattura smart è diventata obbligatoriamente anche elettronica. Nulla cambia. Se non che, adesso, non basta avere e conservare il cartaceo. Necessario è inviare telematicamente ogni fattura, sia emessa che ricevuta, al SdI. Che è il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Chi deve fatturare elettronicamente:

• tutti i possessori di Partita Iva;
• le Aziende, piccole, medie o grandi che siano, di tutte le tipologie.

Sono esclusi dall’obbligo di fatturazione elettronica esclusivamente:

• i piccoli agricoltori;
• gli aderenti al Regime di Partita Iva Forfettaria, o ex Regime dei Minimi.

Perché una fattura elettronica è anche una fattura smart

Innanzitutto perché l’entrata in vigore della fatturazione elettronica ha permesso all’Italia di allinearsi con altri Paesi della CE. Che già la utilizzano, con buoni risultati. Digitalizzare e trasmettere direttamente all’Agenzia delle Entrate ogni transazione è soprattutto un modo di tentare di vincere, finalmente, la lotta contro l’evasione fiscale. Infatti, grazie alla digitalizzazione del fatturato e all’archivio telematico, è possibile effettuare controlli più veloci ed efficaci. E arrivare velocemente a scoprire chi, pur fatturando molto, alla fine dichiara poco in fase di compilazione di Unico. Eludendo così Fisco e tasse. Di contro, avere la tracciabilità di tutto il proprio operato è una tutela per i lavoratori onesti. Che, in caso di ricezione di sanzioni ingiuste o qualora fossero vittime di errori fiscali, possono velocemente provare la propria innocenza.

Una fattura smart fa risparmiare tempo, denaro e stress

Chiunque abbia un’attività in proprio sa bene cosa questo significhi. Passione, dedizione. Spesso nessun orario, zero pause, ferie solo quando possibile. Dedicare la propria vita a una professione che si ama, sperando di vederla andare sempre meglio e diventare un’impresa di successo, obbliga a dedicarcisi anima e corpo. La gestione delle cosiddette “scartoffie” è, per molti, un grosso intralcio. Un lavoro accessorio, ma a cui non ci si può sottomettere, che distoglie il focus dalla gestione della professione, dall’assistenza ai clienti, dalle riunioni per il marketing e, soprattutto, dal pochissimo e preziosissimo tempo libero.

Però, è purtroppo inevitabile. Come ottimizzare il tutto?

Tecnologia

I fortunati possono contare su team di collaboratori o uffici totalmente dedicati all’amministrazione burocratica della propria azienda o attività. Altri, invece, soprattutto se parliamo di piccole aziende, start-up o lavoratori autonomi, devono sbrigare la questione da soli. Questa scelta, però, comporta alcuni rischi.

Ad esempio:

• commettere errori, soprattutto se non si è esperti in maniera o se non si è particolarmente amanti della tecnologia;
• dimenticare scadenze importanti e, magari, ritrovarsi con una multa salatissima da pagare;
• stressarsi moltissimo, proprio perché si ha sempre paura di sbagliare o dimenticare qualcosa;
• sacrificare prezioso tempo libero ed energie che si vorrebbero dedicare a tutt’altro.

Fattura smart in modo semplice

Ci vorrebbe proprio qualcosa per ottenere una fattura smart. Ma che sia intelligente anche a livello gestionale. Un esempio possono essere le app per la fatturazione. Sono semplici ed intuitive e, soprattutto, precise e autonome. Possono essere scaricate su pc, smartphone o tablet e ci si può lavorare da qualsiasi parte del mondo a qualunque ora. Si occupano di trasmettere tutti i documenti direttamente al SdI. Inoltre, possono offrire altri strumenti di lavoro utili alla gestione di un’azienda o di una professione autonoma. Come lo scadenzario o lo strumento di gestione del magazzino/deposito.

Fattura smart a costo zero, è possibile?

Sì. Fino a 100 documenti annui le app per la fatturazione elettronica sono gratuite. Superata questa soglia, e si spera ardentemente di farlo perché significherebbe che il lavoro sta andando alla grande, si può scegliere un abbonamento più consono alle proprie esigenze e al proprio budget.

Un esempio di app per fattura smart? Lo si può trovare qui.