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Fatturare elettronicamente: guida pratica step by step

Fatturare elettronicamente è difficile?

Dall’anno scorso, precisamente dal 1° gennaio 2019, anche per l’Italia è entrato in vigore l’obbligo di fatturare elettronicamente. Una novità che ha un po’ sconvolto il mondo degli imprenditori e dei lavoratori autonomi che, improvvisamente, si sono anche dovuti improvvisare provetti impiegati amministrativo-fiscali e commercialisti, per cercare di eseguire tutte le operazioni correttamente e non rischiare di incorrere in salate sanzioni, multe e richiami ufficiali da parte del Fisco. L’obbligo di fatturazione elettronica è stato confermato e prorogato anche per l’anno 2020, nonostante tutte le difficoltà di questo periodo davvero infausto per chi ha imprese, aziende, società, attività in proprio o svolge la libera professione. E’ davvero così difficile gestire la fatturazione elettronica? Come si fa? Quali strumenti gratuiti possono essere utilizzati a supporto di questa incombenza? Ecco una guida pratica step by step per semplificarsi la vita e il lavoro!

fatturare elettronicamente

Fattura Elettronica

Cos’è una fattura elettronica

Innanzitutto è bene chiarire che la fattura elettronica è esattamente uguale a quella cartacea. Tant’è che il documento può essere tranquillamente stampato, a discrezione dell’esercente, e consegnato al cliente come si faceva ante 2019. Allo stesso modo, la stampa della fattura digitale può essere archiviata alla vecchia maniera, in forma cartacea, se questo risulta più semplice al professionista o titolare d’azienda ai fini dei propri controlli e verifiche fiscali. Quindi, quando parliamo di fattura digitale, semplicemente parliamo di una normale fattura fatta a computer, utilizzando i classici programmi Office (ad esempio Excel o Word) oppure dei modelli preformati disponibili grazie ad alcune applicazioni o software specializzati in fatturazione elettronica.

Come è fatta la fattura elettronica

Esattamente come quella cartacea. Deve quindi contenere:

  • data;
  • numero progressivo;
  • anagrafica venditore;
  • anagrafica cliente;
  • elenco dei prodotti servizi con prezzo;
  • elenco delle spese accessorie o dei contributi previdenziali con prezzo;
  • IVA percentuale e numerica;
  • totale da pagare;
  • diciture standard laddove necessarie, per esempio per il bollo e l’import-export;
  • modalità di pagamento.

Inoltre, proprio come le fatture di carta, anche le digitali possono essere personalizzate inserendo il logo aziendale o professionale, font o colori distintivi.

Chi deve fatturare elettronicamente

Tutti i possessori di Partita Iva. Chiunque sia titolare d’azienda, impresa o società e tutti i liberi professionisti sono obbligati a fatturare elettronicamente.

Facciamo gli esempi principali:

  • attività commerciali;
  • ristoratori;
  • attività relative a benessere, spa, palestra, fitness, centri paramedici, olistici, estetici;
  • negozi;
  • imprese di qualsiasi tipologia;
  • aziende di qualsiasi tipologia;
  • società di qualsiasi tipologia;
  • liberi professionisti del settore medico, inclusi coloro che svolgono la libera professione come secondo lavoro pur essendo impiegati nel circuito del SSN;
  • professionisti quali ingegneri, architetti di interni ed esterni, avvocati, anche se occupati in Studi Associati, se non dipendenti ma in libera professione;
  • consulenti;
  • venditori e rappresentanti;
  • lavoratori del settore dello spettacolo.

Gli unici esentati sono:

  • i piccoli imprenditori agricoli;
  • tutti coloro che aderiscono al Regime Forfettario, ex Regime dei Minimi.

Tuttavia, anche i lavoratori legalmente esentati dal fatturare elettronicamente possono farlo, a loro discrezione. Anzi, l’Agenzia delle Entrate raccomanda comunque di aderire alla fatturazione elettronica, soprattutto per contribuire al contenimento del fenomeno dell’evasione fiscale ma anche per avere traccia delle proprie transazioni e un archivio digitale sempre disponibile per eventuali controlli e per la tutela personale in caso di sanzione ingiusta o di richiamo errato.

Come si esegue la fatturazione elettronica

  1. Avere una Partita Iva quindi essere un libero professionista o un titolare di attività in proprio.
  2. Creare la propria fattura elettronica.
  3. Aprire un indirizzo di Posta PEC.
  4. Inviare tutte le fatture, sia emesse che ricevute, al SdI, Servizio di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando l’account PEC personale.

Chi deve occuparsi della fatturazione elettronica?

fatturare elettronicamente

Fatturare

La fatturazione elettronica rientra nelle mansioni amministrative di qualsiasi azienda, impresa o società. Quindi, laddove sia possibile, può occuparsene tranquillamente il proprio team o i collaboratori adibiti a tali mansioni fin da prima dell’avvento dell’obbligo digitale. In alternativa, è possibile delegare la fatturazione elettronica a terzi, ad esempio a un collaboratore con mansioni di segretariato o al proprio Commercialista, naturalmente adempiendo ad adeguato e regolare compenso. Infine, soprattutto chi ha fatturati esigui e piccole aziende, e gli autonomi, preferiscono occuparsi personalmente del discorso per risparmiare.

Come gestire la fatturazione elettronica

E’ importante sapere che tutte le fatture devono essere obbligatoriamente trasmesse al SdI entro l’anno fiscale. Si parla sia di fatture emesse, ossia quelle che cumulate danno il ricavo annuo e quindi il dato sul quale calcolare l’imponibile fiscale, sia le ricevute, ossia quelle che sommate danno le spese sostenute, da scalare appunto al monte imponibile. Quali sono i rischi? Principalmente quello di dimenticarsi di inviare alcuni documenti che, a controlli incrociati con chi li ha ricevuti, potrebbero rappresentare motivo di sanzione da parte dell’Agenzia delle Entrate. Inoltre, non meno importante, un lavoro di questo tipo rappresenta un vero e proprio onere, da aggiungere a tutti gli altri impegni professionali, con il rischio di incidere pesantemente sul tempo libero e, di conseguenza, creare stress e voglia di dedicarsi con entusiasmo alla crescita e alla proliferazione del proprio business.

Come si può fare?

Un valido sostegno per la fatturazione elettronica è rappresentata dai software e dalle app specifiche. Si tratta di strumenti tecnologici molto semplici e intuitivi da usare, in grado di semplificare le operazioni, ottimizzare i tempi e contribuire a creare meno stress data dalla paura di sbagliare o dimenticare qualcosa.

Cosa offrono:

  • possibilità di creare la propria fattura elettronica utilizzando i modelli preformati a disposizione;
  • invio automatico dei documenti, sia emessi che ricevuti;
  • comunicazione diretta PEC/Enti;
  • notifiche;
  • gestione da remoto, così da potersi occupare della fatturazione elettronica in qualsiasi momento e da qualsiasi parte del mondo, ottimo in caso di necessità di smart working;
  • utilizzo su qualsiasi dispositivo quindi PC fisso o portatile, cellulare, tablet;
  • scadenzario;
  • strumento di gestione magazzino/deposito;
  • gratis per i primi cento documenti annui e, successivamente, possibilità di scegliere l’abbonamento più consono al proprio budget e alle proprie esigenze.

Un esempio di app per la gestione semplice e veloce della fatturazione elettronica lo trovate qui, se vi va di dare un’occhiata. In generale, come tutti gli strumenti tecnologici di ultima generazione, anche queste applicazioni servono a rendere il lavoro più leggero e più veloce e, soprattutto, a evitare di commettere errori, ritardi o dimenticanze.

Maria MonacoFatturare elettronicamente: guida pratica step by step

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