Fatture elettroniche: ci sono novità?

Il 2020 è stato un anno particolare. Tuttavia, adesso siamo in piena ripresa e ci troviamo proprio in fase di Dichiarazione dei Redditi. Quale momento migliore per prendere in mano la parte amministrativo-burocratica della propria attività e fare ordine? E, soprattutto, controllare di essere in regola per quanto riguarda le fatture elettroniche dell’anno fiscale in corso. Sì. Perché, per quanto riguarda il discorso fatturazione elettronica di fatture e corrispettivi, non cambieranno le disposizioni in atto già dal 1° gennaio 2019. Sarà necessario inviare per via telematica i propri documenti di incasso al SdI. Esattamente come è accaduto lo scorso anno.

Fatture elettroniche: cosa sono?

Hanno fatto molta paura lo scorso anno, quando sono state dichiarate obbligatorie. In realtà non si tratta di nulla di spaventoso o difficile. Semplicemente, per vari motivi che analizzeremo nel corso di questo articolo, da gennaio 2019 è diventato obbligatorio digitalizzare tutti i documenti di transazioni tra liberi professionisti/aziende e clienti.

Fatture su Smartphone

Come sono fatte le fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche mantengono i requisiti delle fatture cartacee che tutti siamo abituati a maneggiare da sempre. La differenza sta nel fatto che sono, appunto, documenti digitalizzati su PC, smartphone o tablet. In modo da poter essere inviate via PEC (Posta Elettronica Certificata) al SdI (Servizio di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate).

Quindi devono contenere:

• i dati fiscali di chi emette fattura, comprensivi di intestazione (o nome e cognome), indirizzo, eventualmente numero di telefono o indirizzo e-mail;
• il numero di Partita Iva di chi emette fattura;
• i dati del cliente o di chi riceve fattura;
• la data di emissione;
• il numero progressivo di fatturazione;
• la descrizione accurata dei servizi o delle merci cedute;
• il prezzo unitario di ciascun servizio o prodotto;
• la descrizione e il prezzo di eventuali spese accessorie o addebiti;
• la somma totale a pagare;
• il metodo di pagamento utilizzato per il pagamento.

Naturalmente anche le fatture elettroniche possono essere personalizzate nel design. Quindi essere colorate, avere dei caratteri particolari, in grassetto o corsivo, essere decorate con il logo dell’azienda.

Fatture elettroniche in entrata e in uscita

Chi ha un’attività in proprio non emette solo fatture. Ne riceve anche. Questo perché, ai fini della dichiarazione dei propri redditi annui, è importante sapere quanto l’azienda o il professionista ha guadagnato ma anche quanto ha speso per mantenere attiva la propria attività.

• La somma delle fatture emesse in un anno formano il ricavo. Ossia il lordo guadagnato dal professionista o dall’azienda.
• Quella delle fatture ricevute in un anno formano la somma delle spese sostenute.

Parte delle spese sostenute va sottratta al ricavo. La cifra netta rappresenta l’imponibile fiscale. Ossia il capitale sul quale verranno calcolate le tasse da corrispondere allo Stato, tramite pagamento di moduli F24. Per questo è molto importante non solo gestire le fatture in uscita. Ma anche quelle in entrata. Rappresentano, infatti, la possibilità di abbassare l’imponibile fiscale e, quindi, di non pagare più tasse di quelle spettanti.

Fatture in entrata/uscita

L’importanza di una corretta fatturazione

Ai fini di una corretta amministrazione della propria attività, è fondamentale riuscire a gestire in maniera corretta e precisa le fatture.

Perché:

• dimenticare o evitare di dichiarare le fatture emesse rischia di trasformare il professionista o il titolare d’azienda in un evasore fiscale o in un soggetto che sta perpetrando una frode ai danni del Fisco;
• non dichiarare le fatture ricevute impedisce di poterne scalare la percentuale dall’imponibile, con il risultato che si pagheranno più tasse di quelle realmente dovute;
• imprecisioni, scorrettezze o errori nella trasmissione delle fatture predispongono ad accertamenti fiscali e a sanzioni, spesso molto salate.

Le fatture elettroniche: perché sono state introdotte

Molti paesi dell’Unione Europea, e anche in altre parti del mondo, hanno sperimentato il passaggio da fatture cartacee a trasmissione elettronica di fatture e corrispettivi. I vantaggi sono molteplici.

1. Si riduce il margine di frode fiscale.
2. Viene contenuta meglio l’evasione.
3. Le transazioni sono tracciabili. Questo serve sia al Fisco per accorgersi di eventuali irregolarità sia ai lavoratori. In quanto, in caso fossero accusati di frode fiscale o evasione ingiustamente possono provare la loro innocenza in tempi molto veloci.
4. Archivio elettronico delle transazioni. Utile per verificare la correttezza dei dichiaranti anche a distanza di anni.

Tuttavia, la fatturazione elettronica resta un argomento un po’ ostico per chi è obbligato ad avvalersene. Perché non tutti hanno tempo a disposizione per seguire ogni singolo invio telematico. E non tutti sono abituati a maneggiare con disinvoltura la tecnologia.

Gestire al meglio la fatturazione elettronica

Nel corso del 2019 molti lavoratori autonomi e titolari d’impresa si sono organizzati per effettuare la trasmissione telematica delle fatture e dei corrispettivi nel migliore dei modi.

Gli obiettivi da porsi, ai fini di una snella e comoda organizzazione amministrativa, sono:

• inviare il prima possibile le fatture emesse e ricevute, così da evitare che vadano dimenticate o perse. E anche per evitare di ritrovarsi a dover inviare centinaia di e-mail tutte in una volta, all’ultimo momento;
• verificare costantemente che gli invii siano avvenuti e che i documenti siano stati correttamente ricevuti e archiviati;
• ottimizzare i tempi, evitando che la trasmissione di fatture diventi un secondo lavoro, portando via ore preziose all’attività principale;
• fare in modo che questo non diventi uno stress e che non diventi un’operazione da fare in giorni festivi o ore serali, generalmente dedicate ad attività più divertenti e rilassanti.

Alcune valide soluzioni:

• avere a disposizione uno staff amministrativo o, quantomeno, un impiegato dedicato solo alla gestione della fatturazione;
• imporsi di dedicare un numero di ore giornaliere, settimanali o mensili alla gestione della trasmissione delle fatture elettroniche;
• delegare il tutto al proprio Commercialista a cui, comunque, andranno girate via e-mail le fatture e che, comunque, richiederà un compenso mensile per occuparsene;
• affidarsi a strumenti tecnologici di supporto. Ad esempio le app per fatture elettroniche.

App fatturazione

Sul mercato ne esistono molte e spesso offrono anche altri servizi, utili alla gestione della libera professione o delle aziende. Oltre ad inviare in automatico al SdI le fatture emesse e ricevute, infatti, hanno altre funzionalità. Come la notifica delle scadenze o la possibilità di importare ed esportare documenti per la gestione automatica di magazzino o deposito.