Gestione fattura elettronica 2020: tutto ciò che devi sapere per gestirla al meglio

La gestione fattura elettronica 2020 può sembrare un argomento ostico e difficile da affrontare e organizzare, soprattutto se si non ha molta dimestichezza con la tecnologia o se si è nuovi del mondo della libera professione e dell’imprenditoria. Molti giovani, per esempio, o start-up, si trovano a dover fare i conti con la gestione autonoma della parte amministrativa del proprio lavoro, ad esempio a causa di mancanza di fondi da poter investire in uno staff di supporto o in un collaboratore esperto che possa occuparsi dell’amministrazione. Come si può fare in questi casi? Semplice! Cercare di occuparsene in prima persona, preferibilmente a costo zero e nel modo migliore possibile. Senza errori e, addirittura, trasformando anche la fattura in uno strumento di pubblicità e fidelizzazione totalmente gratuito. Ecco qualche consiglio!

La fattura: obbligatoria, necessaria ma anche utile

Fatturare

La fattura è un documento che serve a certificare l’avvenuto scambio commerciale di prodotti/servizi/prestazioni tra professionista e cliente. Deve viaggiare con la merce, in caso questa sia spedita o essere consegnata all’acquirente al termine del consulto o al momento dell’acquisto. Per chi la emette, la fattura è anche uno strumento fiscale, necessario e obbligatorio ai fini del conteggio dell’imponibile annuo sul quale ogni lavoratore, dipendente o autonomo, è chiamato a pagare le tasse ogni anno, proporzionalmente a quanto ha incassato. Queste sono le caratteristiche base della fattura. Da gennaio 2019 la classica fattura in carta è diventata digitale e telematica, per diversi motivi.

Tra i quali:

• allineamento alle norme fiscali di altri Paesi europei;
• modernizzazione del sistema di controllo fiscale;
• snellimento delle pratiche burocratiche;
• creazione di un database (archivio) ai fini di un più efficiente e capillare controllo;
• aiuto alla limitazione di evasione e frode fiscale;
• maggiore semplicità per i titolari d’impresa e gli autonomi nel gestire i propri ricavi e, di conseguenza, controllare e tutelarsi in caso di sanzione ingiusta.

Gestione fattura elettronica 2020: qualche consiglio furbo

La gestione fattura elettronica 2020 ricalca esattamente le linee guida stilate nel 2019. Quindi dovranno emetterla tutti coloro che posseggono Partita Iva, eccezione fatta per gli aderenti al Regime Forfettario, ex Regime dei Minimi. Tuttavia, anche chi ha Partita Iva Forfettaria, se lo desidera, può digitalizzare le proprie fatture e girarle al SdI, Servizio di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Ma come si fa a gestire un discorso ampio, complesso e complicato come la fatturazione di una professione autonoma o di un’azienda?

Rendi la tua fattura una pubblicità

Nonostante la fattura elettronica sia diventata digitale è comunque importante personalizzarla. Ricorda che il cliente, quando avrà sott’occhio la tua fattura, probabilmente si ricorderà del trattamento ricevuto e della qualità delle tue offerte e, in caso avesse nuovamente bisogno, ti richiamerà. Quindi è bene che la fattura sia accattivante, particolare, che catturi anche l’occhio, diventando così, involontariamente ma efficacemente, uno strumento di fidelizzazione e una costante pubblicità. Come puoi fare?

• Crea la tua fattura elettronica utilizzando un software classico, come Excel, Power Point o World, ricordandoti di far comparire il tuo logo aziendale, renderlo unico e che salti all’occhio, di utilizzare font leggibili, chiari e, soprattutto, di compilare il documento in modo che sia di facile decodificazione per il cliente in tutte le sue parti.
• Ricorri ai modelli personalizzati che puoi reperire sulle app o software per la fatturazione.

Inoltre

Quando crei la tua fattura personalizzata scegli un modello semplice e chiaro, che possa essere per te di semplice e veloce compilazione e di sicura lettura per il cliente. La trasparenza paga sempre e, inoltre, evita di commettere errori e dimenticanze che, purtroppo, anche se solo di forma, possono comportare sanzioni, multe, richiami.

Trasmissione delle fatture elettroniche

Fatturazione

La gestione fattura elettronica 2020 prevede, come lo scorso anno, la trasmissione telematica di tutti i documenti emessi e ricevuti al SdI. Che, a sua volta, li trasmetterà all’Agenzia delle Entrate, dove verranno archiviate nel cassetto personale, che si trova nell’area riservata a ciascun iscritto. E’ fondamentale inviare tutti i documenti perché, in caso il dichiarato annuo risulti incongruente rispetto alla somma delle fatture elettroniche inviate, questo verrà considerato come un tentativo di frode fiscale e porterà le conseguenze previste per legge. Ci sono diversi modi per organizzare questo aspetto:

• prendersi ogni giorno qualche ora, al termine della giornata lavorativa, per effettuare tutti gli invii;
• fare la stessa procedura a cadenza settimanale o mensile;
• avvalersi di app e software che inviano le fatture in automatico, così da non avere questa incombenza senza rinunciare alla possibilità di effettuare comunque dei controlli periodici, per verificare la correttezza degli invii.

Stampare o meno le fatture?

Molti autonomi o titolari d’azienda preferiscono comunque stampare la fattura elettronica anche in versione cartacea, per archiviarla alla vecchia maniera nei classici faldoni o per dare un documento di carta in mano al cliente. Tuttavia, soprattutto se si ha un po’ di dimestichezza con la tecnologia, questa è un’operazione facoltativa, che si può evitare, risparmiando così carta, inchiostro e tempo. Infatti, grazie alle app è possibile visualizzare a video le proprie fatture. Inoltre, l’area personale del sito dell’Agenzia delle Entrate permette a ogni iscritto di consultare la propria situazione di fatturazione in qualsiasi momento, accedendo con le proprie credenziali. Quindi, la stampa, è una scelta assolutamente personale.

Gestione fattura elettronica 2020: a cosa fare attenzione

Molto spesso capita che l’Agenzia delle Entrate contesti qualche professionista o qualche azienda, tacciandolo di aver tentato di frodare il Fisco e inviando more, sanzioni, multe, cartelle esattoriali. E non sempre è per cause serie ed oggettive, ossia vera e propria evasione. Molto spesso si tratta di vizi di forma in fattura che, purtroppo, si pagano, e anche profumatamente.

Fare quindi attenzione a inserire sempre:

• data e numero progressivo;
• dati del venditore e del cliente;
• elenco trasparente dei servizi/prodotti forniti con prezzo unitario;
• spese accessorie;
• IVA in percentuale e in cifra;
• eventuali contributi previdenziali addebitati al cliente;
• notifiche di situazioni particolari, ad esempio nota di rettifica di fattura precedente o indicazioni su bollo e tax free;
• netto a pagare;
• modalità di pagamento.

Per questo motivo è consigliabile scegliere un modello di fattura digitale chiaro e semplice, seppur rendendolo piacevole allo sguardo e personalizzato, così da compilare ogni singolo documento velocemente e senza possibilità di errore.