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Gestione fattura elettronica: come farlo al meglio, gratis!

Gestione fattura elettronica: le novità del 2020

L’obbligo di fatturazione elettronica, per aziende, imprese e detentori di Partita Iva, è stato confermato anche per questo 2020. E’ quindi importante continuare ad organizzarsi al meglio per quanto riguarda la parte fiscale e amministrativa della propria attività o società, in modo da azzerare qualsiasi rischio di incorrere in sanzioni o problemi con l’Agenzia delle Entrate. La gestione fattura elettronica può sembrare un discorso complicato e ostico ma, in realtà, non è così. Basta organizzarsi al meglio, optando per la soluzione più consona alle proprie esigenze, al proprio volume d’affari e al proprio budget. Nel corso di questo articolo vaglieremo insieme le varie opportunità, così da avere un quadro completo e chiaro delle possibilità a disposizione e poter scegliere a quale strumento affidarsi con cognizione di causa.

Perché è stata introdotta la fattura elettronica?

La fatturazione telematica esisteva già da tempo in diversi Paesi. A gennaio 2019 anche l’Italia ha aderito a questo metodo di gestione delle attività e professioni autonome, con diversi intenti.

  1. Cercare di arginare l’evasione fiscale che, come sappiamo, in Italia è una piaga importante e difficile da debellare, tant’è che il nostro Paese è uno di quelli a più alta pressione fiscale e in cui si pagano più tasse proprio perché c’è necessità di colmare i buchi provocati dagli evasori.
  2. Snellire le operazioni burocratiche, rendendo tutto telematico e digitale, quindi più veloce e pratico.
  3. Permettere ai lavoratori autonomi e alle aziende di avere sempre una traccia insindacabile delle loro transazioni. In questo modo, in caso ci si vedesse recapitare una comunicazione che segnala un’irregolarità nel proprio operato, è possibile portare prove concrete della propria buonafede e risolvere la controversia in tempo reale.
gestione fattura elettronica

Gestire Fatture Elettroniche

Gestione fattura elettronica: come creare il proprio documento?

Di fatto, la fattura elettronica è identica, sia concettualmente sia visivamente, alla vecchia fattura cartacea che tutti i lavoratori autonomi e i titolari d’azienda o impresa hanno utilizzato fino a dicembre 2018. Creare una fattura elettronica è molto semplice. Il documento può essere identico al cartaceo utilizzato precedentemente oppure si può pensare di rinnovarlo, di realizzarne uno ex novo, con uno stile e una grafica accattivanti, più adatti e più d’impatto se visualizzato a video.

Pertanto è importante ricordare che la fattura elettronica può contenere:

  • font particolari;
  • colori;
  • immagini;
  • logo aziendale.

Del resto, tale documento, se lo si desidera può essere stampato e consegnato al cliente in forma cartacea, così come può essere archiviato come si faceva prima dell’avvento della fatturazione telematica. L’importante è che il documento venga sempre trasmesso al SdI, la piattaforma di interscambio che gira le fatture elettroniche direttamente all’Agenzia delle Entrate, archiviandole nel cassetto fiscale personale del lavoratore, al quale lo stesso potrà accedere utilizzando le credenziali che consentono l’ingresso all’area personale.

Per essere valida e convalidata, una fattura elettronica deve necessariamente contenere i seguenti dati:

  • data di emissione;
  • numero progressivo;
  • anagrafica del venditore;
  • dati anagrafici del cliente;
  • elenco dei servizi/prodotti ceduti con prezzo unitario;
  • eventuale elenco di spese accessorie, aggiuntive, contributi previdenziali con cifra unitaria in trasparenza;
  • IVA con importo percentuale e numerico;
  • netto a pagare;
  • metodo di pagamento;
  • diciture standard, ad esempio quelle concernenti l’applicazione del bollo, la free tax o la transazione estera.

Come effettuare al meglio la gestione fattura elettronica?

I professionisti o i titolari d’azienda che hanno la fortuna di avere uno staff o un impiegato amministrativo, naturalmente, possono delegare la gestione fattura elettronica a loro. In alternativa, è possibile concordare con il proprio Commercialista o con una persona qualificata, ad esempio una segretaria o un segretario, di delegargli questa incombenza. Va da sé che queste opzioni comportano costi piuttosto alti, in quanto sarà necessario pagare una parcella ai professionisti del settore amministrativo o assumerli con regolare contratto. Chi invece desidera occuparsi della gestione fattura elettronica in autonomia, anche per risparmiare sulle spese, come può fare?

In due modi:

  • gestire la trasmissione telematica da solo;
  • scaricare un’app per la gestione fattura elettronica, così che l’operazione avvenga automaticamente.

Come si effettua la trasmissione della fattura elettronica all’Agenzia delle Entrate?

  1. E’ necessario aprire, o possedere, un account di posta PEC.
  2. Tramite questo account è necessario inviare al SdI tutte le fatture, sia emesse che ricevute.
  3. Naturalmente, andranno allegati anche tutti i documenti accessori strettamente legati alle fatture.
  4. Verificare l’avvenuta corretta trasmissione e, periodicamente, controllare l’area personale sul sito dell’Agenzia delle Entrate, per essere sicuri che tutto sia andato a buon fine.

Perché le app per la gestione fattura elettronica sono così comode?

Uno strumento molto interessante per ottimizzare i tempi di questa incombenza burocratica e per evitare che diventi troppo stressante è rappresentato dalle app per la gestione fattura elettronica. Se sei interessato a saperne di più, qui ne trovi un ottimo esempio. Le app specifiche offrono diversi vantaggi.

Infatti permettono di:

  • creare la propria fattura personalizzata;
  • inviare automaticamente tutti i documenti;
  • notificare eventuali comunicazioni;
  • ricordare le scadenze, tanto professionali quanto personali;
  • lavorare da qualsiasi parte del mondo, anche in smart-working e delegare a terzi il lavoro, infatti basterà fornire le credenziali al proprio collaboratore per far sì che possa occuparsene lui;
  • gestire il magazzino/deposito/stoccaggio.

Gestione fattura elettronica gratis

Inoltre, non meno importante, le app e i software per la gestione fattura elettronica sono estremamente comode e, in alcuni casi, addirittura gratis. Infatti, la trasmissione dei primi cento documenti annui è totalmente esente da costi. Una manna dal cielo per chi emette poche fattura, ha un’attività piccola o familiare, è un neofita del mondo del lavoro autonomo o una start-up, ha entrate limitate. Una volta superati i cento documenti, tuttavia, è possibile scegliere tra diversi pacchetti a prezzi estremamente convenienti. Questo è molto importante perché permette di acquistare il pacchetto più adatto al proprio volume d’affari, così da sfruttare l’applicazione al meglio, senza sprechi e senza pagare per un servizio che, alla fine, potrebbe non essere utilizzato a sufficienza da garantire l’ammortizzazione dell’investimento fatto.

Importante!

gestione fattura elettronica

Smart Working

Inoltre, le app per la gestione fattura elettronica possono essere usate da qualsiasi dispositivo: pc fisso, portatile, notebook, smartphone, tablet. Così da poter avere sempre la situazione fiscale della propria azienda, o della propria professione, a portata di mano. In qualsiasi parte del mondo, nei giorni sia feriali che festivi, a qualsiasi orario, giorno o notte.

Maria MonacoGestione fattura elettronica: come farlo al meglio, gratis!

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