Invio e ricezione fatture elettroniche è un argomento che ti stressa?

Il lavoro autonomo è spesso stressante. Non si hanno padroni, è vero. Ma neanche orari. Spesso ci si ritrova a lavorare a tarda sera. Nei festivi. Nei giorni che dovevano essere di ferie. Se a questo ci si aggiunge la gestione di un discorso che esula dalle proprie competenze, come l’invio e ricezione fatture elettroniche, è abbastanza normale sentirsi stressati. C’è qualche trucco da seguire per rendere l’operazione meno difficile e più veloce? Come ci si può organizzare per fare tutto esatto, bene e sprecando meno tempo possibile? In questo articolo proveremo a dare qualche dritta intelligente sulla gestione del lato amministrativo della libera professione.

Keep Calm e…fattura elettronicamente!

Fatturazione elettronica:  è davvero così complicato?

Chi svolge una professione autonoma, o è titolare d’azienda,  è tenuto a gestire in autonomia i propri oneri e doveri fiscali. Questo significa, in buona sostanza, accollarsi praticamente un secondo lavoro. Vero è che molti professionisti, e molte aziende, possono contare su un team o su un impiegato di fiducia a cui delegare tutta la parte burocratico-legale-fiscale della professione. Molti altri, però, non hanno questa possibilità. Quindi devono improvvisarsi anche segretari di se stessi. E farlo anche in maniera seria, diligente e professionale.

Si sa come vanno certe cose. Soprattutto a causa degli innumerevoli cavilli e trabocchetti burocratici tipici dell’Italia. Basta un piccolo errore, una dimenticanza o un ritardo per vedersi velocemente recapitare a casa una cartella esattoriale con tanto di sanzione. Tutto questo genera, ovviamente, molto stress. Che va a sommarsi a quello del proprio lavoro e degli impegni quotidiani. C’è un modo per poter gestire questa obbligatoria incombenza velocemente e fluidamente?

Invio e ricezione fatture elettroniche: di che si tratta?

Da gennaio 2019, a complicare la vita di imprenditori e lavoratori autonomi, è entrata in vigore una nuova legge. Che prevede che tutte le fatture, sia emesse che ricevute, vadano trasmesse in digitale all’Agenzia delle Entrate. Per agevolare l’operazione è stata istituita la piattaforma SdI: Servizio di Interscambio.

Cosa ha comportato questo cambiamento?

Di fatto, non molto. Semplicemente, anziché archiviare le fatture cartacee nei vecchi, cari e polverosi faldoni, adesso bisogna inviare ogni singolo documento via PEC. Ossia Posta Elettronica Certificata. Aprire una PEC è molto semplice. Basta andare su uno dei siti che effettuano il servizio e registrarsi, esattamente come si farebbe per aprire un qualsiasi account di posta elettronica. Inoltre, la PEC può essere utile anche per comunicare con altri Enti Ufficiali. Per inviare e ricevere documenti. Ad esempio sanitari, locatari, legali.

La fattura elettronica: com’è fatta

La fattura elettronica è esattamente come quella cartacea. Solo che viene visualizzata a video e inviata come allegato tramite e-mail PEC. Quindi, per prima cosa, è necessario creare la propria fattura. Utilizzando un proprio programma di grafica, un semplice foglio EXCEL o i moduli messi a disposizione dalle varie app o software per fatturazione elettronica. Qui un esempio.

Fatturazione

Com’è composta una fattura elettronica?

Esattamente come una cartacea. Deve contenere:

• luogo e data di emissione;
• dati del venditore e del cliente;
• numero progressivo;
• elenco dei prodotti/servizi venduti;
• prezzo unitario di ogni prodotto/servizio venduto;
• eventuali spese accessorie, inclusa eventuale percentuale per Cassa Previdenziale;
• totale da pagare;
• metodo di pagamento.

La fattura elettronica può essere abbellita con il logo del venditore, può essere colorata, contenere font e caratteri particolari. L’importante è che, al netto di tutto ciò, siano presenti tutti i dati obbligatori, sia trasparente e leggibile, facilmente decodificabile e interpretabile.

Invio e ricezione fatture elettroniche: perché è così importante?

I liberi professionisti e le aziende non pagano le tasse con il circuito dedicato ai lavoratori dipendenti. Chi percepisce busta paga, infatti, si vede scalare in automatico, ogni mese, la somma destinata alla tassazione statale e anche all’ammortamento a fini pensionistici. Chi invece ha scelto la via della libera professione deve provvedere da sé a dichiarare il proprio fatturato. Fatti i dovuti conteggi, in fase di Dichiarazione di Reddito (in genere verso maggio) gli verrano forniti i moduli F24 per il pagamento delle tasse e dei contributi previdenziali.

Il calcolo dell’imponibile fiscale

Si calcola:

• sommando tutte le fatture emesse, che rappresentano il ricavo annuo;
• scalando, percentualmente in base al proprio codice professionale e ai requisiti imposti per legge, le spese sostenute, documentate dalle fatture ricevute.

Invio e ricezione fatture elettroniche, quindi, diventa importantissimo per due motivi:

• poter calcolare precisamente quante tasse si devono alla Stato ed essere, quindi, in regola;
• stornare adeguatamente le spese dal ricavo, in modo da non pagare più tasse del dovuto.

Dal 2019 tutte le fatture non inviate correttamente, in modo telematico, all’Agenzia delle Entrate, non vengono conteggiate. Questo porterebbe, inevitabilmente, a incoerenza tra quanto dichiarato in fase di Unico dal lavoratore, azienda o Commercialista delegato e quanto risulta all’AdE. In poche parole: se i documenti non risultano inviati telematicamente si rischia di passare per una persona che cerca di frodare il Fisco o di evadere le tasse.

Come eseguire velocemente e correttamente invio e ricezione fatture elettroniche

Ecco qualche consiglio per effettuare le trasmissioni delle fatture in maniera facile e veloce. Così da essere sempre al pari con il lavoro e sempre in perfetta regola.

1. Eseguire l’operazione ogni volta che si emette o riceve fattura. Questo può essere utile a chi effettua poche transazioni.
2. Prendersi una mezz’ora ogni giorno, al termine della giornata lavorativa, per trasmettere telematicamente tutte le fatture del giorno.
3. Fare la stessa cosa stabilendo un giorno settimanale o mensile da dedicare all’operazione.
4. Delegare il lavoro a un collaboratore.
5. Chiedere al proprio Commercialista di assumersi l’onere della trasmissione delle fatture.
6. Affidarsi a strumenti tecnologici che compiano queste operazioni in automatico, come software o app per invio e ricezione fatture elettroniche.

E i prezzi?

Smart-Working

Ovviamente, se si pensa di voler assumere un impiegato o il proprio Commercialista per la delega di invio e ricezioni fatture elettroniche bisognerà mettere in conto che questa soluzione ha costi piuttosto elevati. Le app, da questo punto di vista, sono strumenti molto utili ed economici. Una buona idea anche per semplificare il lavoro dei propri collaboratori. Soprattutto nei casi in cui si rende necessario tenerli a casa in smart-working. Dalla loro abitazione, utilizzando un PC, tablet o smartphone, potranno lavorare esattamente come se fossero in ufficio.